Projectmatig werken

  • You are here:
  • Home
  • Projectmatig werken

Een project?

Wanneer pak je binnen een organisatie iets op als een project? De meningen zijn daarover verdeeld. Een aardige richtlijn zou kunnen zijn: Als het onderliggende probleem en/of het doel van de verandering meer dan twee afdelingen raakt dan spreken we snel over een project. Het kiezen van een nieuw leerlingvolgsysteem of nieuwbouw verdienen overduidelijk een projectmatige aanpak. 

De samenstelling van het projectteam bevat vanuit alle geledingen een vertegenwoordiger.

Eigenaarschap

Projectmatig werken vraagt om structuur. Er zijn divers methodieken als Prince II, Scrum, Agile. Altijd is belangrijk om bij een project een eigenaarschap te definiëren. Wie is de “opdrachtgever”. Deze persoon besteedt het project uit aan de projectleider die het samen met de projectgroep gaat realiseren. De opdrachtgever toetst de resultaten aan het opgestelde projectplan. Extra belangrijk dus dat dit in klare taal is geschreven en dat alle wijzigingen hierop besproken en vastgelegd worden. Het evenwicht tussen scope, kosten en tijd is een lastige balans.

het kanbanbord

Niet meer dan drie tegelijkertijd

Het Kanbanbord is één van de vele hulpmiddelen die we kunnen lenen vanuit de Lean-filosofie. Het bord heeft vijf kolommen die allemaal een belangrijke functie hebben:

  1. Verbeterpunt: deze kolom wordt gevuld dor alle medewerkers. alle ideeën waarvan zij het waard vinden om dat op te hangen mogen zij plaatsen.
  2. Met enige regelmaat worden de goede ideeën gewogen, in overleg wordt vastgesteld welke 4 de hoogste prioriteit hebben. Deze komen in kolom 2 te hangen.
  3. Zodra zicht is op ruimte in kolom 4 wordt gestart met het voorbereiden van projecten uit kolom 2. Bij de voorbereiding worden minimaal alle punten behandeld uit het plaatje boven aan deze pagina. Ook wordt duidelijk wie de eigenaar/sponsor is van het project.
  4. In deze kolom mogen maximaal 3 projecten tegelijkertijd hangen. Deels omdat in veel projecten vaak dezelfde mensen zitten, belangrijker nog is dat de overige medewerkers niet 10 veranderingen tegelijkertijd aankunnen. Onderzoek heeft duidelijk aangetoond dat minder projecten tegelijkertijd op de lange termijn meer succesvol afgeronde projecten oplevert.
  5. In de laatste kolom hangen de projecten die gereed zijn. Door ze te blijven zien (niet in de spreekwoordelijke bureau-la) houden ze focus. Als je het helemaal goed wilt doen schrijft de proceseigenaar in zijn agemda het moment op wanneer de volgende PDCA-cyclus begint wanneer een project uit kolom 5 van het bord gehaald wordt.

De status van dit bord wordt idealiter besproken door een groep van maximaal 8 – 10 personen. Dit gebeurt in 10 minuten terwijl de deelnemers blijven staan. “wat is afgelopen periode gebeurd, wat ga je doen en wat heb je van een ander nodig”. De interval kan dagelijks zijn of om de week, dat hangt van uw situatie af. Het bord geeft medewerkers direct informatie over de status van hun goede idee en als ze een interessant project in voorbereiding zien dan kunnen ze zich proactief aanmelden als project-lid.

Goedmanagement.nl is sterk in het begeleiden van projectmatig werken. Bestuurlijk kunnen wij ondersteunen bij het definiëren van de prioriteiten, het opzetten van een projectorganisatie en hands-on bij het realiseren van projecten

“Een goede voorbereiding is meer dan de helft van het werk”

De winst om meer projecten per periode af te ronden zit dus in de het verkorten van de doorlooptijd van een project.